En España en virtud del art. 34 apartado 9º del Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, recientemente modificado por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, Capítulo III sobre Medidas de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, Artículo 10. Registro de jornada, apartado Dos, confirma su obligatoriedad estableciendo que:
«9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
En Portugal, Argentina, Chile y otros países del marco internacional, se exige llevar a cabo este mismo registro de jornada diaria.
No obstante, la mayor parte de los clientes de MHP no han elegido su sistema por la obligatoriedad del registro de la jornada del empleado, sino por la garantía de que el sistema funciona permanentemente y por Portal Horario©, que agiliza y facilita los trámites de forma online, tanto para el gestor de recursos humanos como para el usuario del sistema, de solicitudes de vacaciones, permiso, ausencias por horas y su justificación.
El sistema es integral porque contempla todas las partes que deben intervenir para un funcionamiento óptimo y las incluye:
• Portal Horario© web y móvil
• Asesoramiento Legal, contando con un área jurídica especializada en el tratamiento de datos personales
Pueden acceder usuarios con diferentes roles: usuarios básicos (trabajadores) y gestores en 3 niveles de supervisión. Las acciones posibles a realizar por cada tipo de rol serán las siguientes:
• Usuario básico: los trabajadores podrán visualizar de fichajes, totales de horas trabajadas o bolsas de horas, saldos de horas, saldos de licencias anuales (vacaciones, asuntos particulares, etc), generar de informes, realizar solicitudes de permisos y licencias y consultar el estado de revisión de las mismas. Los usuarios básicos también dispondrán de la app móvil “Gestión Horaria”, a través de la cual podrán tener acceso a las mismas funcionalidades que la web Portal Horario©.
• Usuario gestor: El gestor dispondrá de todas las características de un usuario normal para su gestión propia y además dispondrá de un menú gestor, donde tendrá acceso al personal a su cargo. Sobre este personal podrá: visualizar fichajes/totales/saldos, revisión de las solicitudes de permisos (podrán existir hasta 3 roles diferentes de revisión: revisión, visto bueno y resolución final), generar informes, estadísticas y consultar o modificar cuadrantes en el personal sujeto a turnos.
Sí, es posible personalizar tanto la web Portal Horario© como los terminales de fichar, con los colores e imagen corporativa de su organización.
A la web Portal Horario© pueden acceder diferentes tipos de usuarios (básicos/gestores) los cuales tendrán funcionalidades en función del rol asignado.
Los usuarios con perfil básico pueden visualizar sus fichajes y todas las horas/saldos/bolsas asociados a los mismos, así como realizar solicitudes para justificar ausencias (adjuntar documentos justificativos en los casos necesarios), registrar olvidos de fichajes y solicitar cambios de turnos con otros usuarios.
Los usuarios con perfil gestor pueden, sobre el personal al que tienen acceso, visualizar fichajes/totales/saldos, revisar/validar las solicitudes/incidencias registradas, editar turnos en cuadrantes, así como emitir informes de absentismo o cualquier otro indicador de control horario.
La plataforma Portal Horario es parametrizada y adaptada en función de las necesidades específicas de cada colectivo y de cada cliente, por lo que los informes también son totalmente personalizados y diseñados a medida, en función de la configuración aplicada.
No obstante, existen informes que siempre son demandados, al margen de la parametrización aplicada:
- Informe de personas presentes y ausentes para un día/hora determinado
- Informe de total de horas trabajadas en un periodo
- Informe de personas con saldos negativos en un periodo
- Informe de personas con excesos horarios en un periodo
- Informe de personas que no han fichado (y qué días) en un periodo
Fichaje a través de llamada telefónica, fichaje web y fichaje por app móvil, con o sin geolocalización o baliza bluetooth (garantizando el fichaje a través de app móvil limitado a un lugar determinado donde exista una baliza).
Portal Horario© nace como un modelo SaaS, alojado en nuestro CPD y puesto a disposición del cliente. Pero existen casos en los que el cliente quiere instalar la solución en sus servidores, por lo que es posible adaptar el software y convertirlo en un modelo on premise.
Sí, tanto la aplicación web Portal Horario© como el menú del terminal de fichar están disponibles en ingles, español, portugués, gallego, catalán y euskera.
Portal Horario© es totalmente flexible y parametrizable para incluir y gestionar los diferentes tipos de conceptos de incidencias utilizados en su organización.
Al contratar el Sistema Integral de Control Horario, se dispondrá de todos los elementos incluidos en funcionamiento y constante actualización por medio de una cuota mensual.
Esta cuota mensual es calculada en base a las necesidades reales de cada cliente, en función del número de empleados a gestionar, combinación de los distintos métodos de fichaje a utilizar, diversidad de horarios, vacaciones, permisos y circunstancias de flexibilidad horaria que debe reflejar la Portal Horario©, si es necesaria integración de información entre sistemas, etc.
Una vez implantado el sistema, según el Protocolo de Puesta en Marcha.
Nuestro equipo de Soporte al Cliente incorporará los datos facilitados por la empresa en Portal Horario©, llevando a cabo además toda la personalización y parametrización del sistema, durante toda la vida del contrato.
MHP colaborará activamente en la formación del personal designado por la empresa para llevar a cabo esta sencilla labor.
Además, el sistema permite la activación de usuarios con permisos específicos para grabar huellas a otros usuarios, denominados usuarios “máster”, permitiendo disponer de una persona con este rol asignado en cada centro de trabajo.
No, el dato está anonimizado. MHP ha desarrollado una tecnología que impide cualquier intento de suplantación, cumpliendo con la Normativa de Protección de Datos. Cada huella es única e intransferible. La recogida y grabación de la huella se realiza persona a persona.
Sí. El sistema permite la obtención de esos informes en diferentes formatos, pudiendo ser generados directamente por el gestor de RRHH de la empresa a través de Portal Horario, o bien, previo requerimiento solicitándolos a MHP.
Externalizar el sistema de control horario garantiza la objetividad e imparcialidad de los informes generados, pudiendo ser aportados judicial o administrativamente como prueba documental.
Sí. Como encargado del tratamiento de sus datos, MHP le garantiza que dispone de la solvencia técnica y organizativa que se le exigirá a Usted conforme a la nueva Normativa de Protección de Datos en la elección de su proveedor de sistema.
Si el cliente adquiere un dispositivo de fichar de estas características, asumiendo con ello el tratamiento de los datos, debe tener en cuenta que debe implantar todas las medidas de seguridad, técnicas y organizativas, que exige el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la LOPDGDD (Ley Organica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales) para llevar a cabo un correcto tratamiento de los datos biométricos, que recogerá el terminal, dada su categoría de dato especialmente protegido.
MHP tiene implantadas todas las medidas técnicas, organizativas y de seguridad necesarias para cumplir con el nuevo RGPD y la LOPDGDD.
Además de lo anteriormente citado, los sistemas de gestión de la seguridad y privacidad de la información cuentan con las siguientes certificaciones:
1) ISO 27001
2) ISO 27701
3) Esquema Nacional de Seguridad - Categoría Media
Contratando el sistema de MHP, el cliente tiene la garantía de la solvencia técnica y organizativa y de seguridad en el tratamiento de sus datos.
Debe tener en cuenta que, según la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), en su Disposición adicional primera, sobre Medidas de seguridad en el ámbito del sector público, establece la obligatoriedad de adoptar las medidas definidas en el Esquema Nacional de Seguridad.
Dado lo anterior,en caso de tratar una serie de datos particularmente sensibles, entre los que se encuentran los datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, la huella dactilar, los responsables que se detallan el artículo 77.1 de la LOPDGDD (entidades públicas en general), han de aplicarlas, o bien, vigilar de que sean aplicadas en caso de que un tercero preste el sistema.
Para el caso de las administraciones públicas detalladas en el mencionado artículo 77.1, MHP cumpliría con todas las medidas que se deben implantar, al estar certificado en el Esquema Nacional de Seguridad - Categoría media.
“Los pliegos de prescripciones administrativas o técnicas de los contratos que celebren las entidades del sector público incluidas en el ámbito de aplicación de este real decreto contemplarán todos aquellos requisitos necesarios para asegurar la conformidad con el ENS de los sistemas de información en los que se sustenten los servicios prestados por los contratistas, tales como la presentación de las correspondientes Declaraciones o Certificaciones de Conformidad con el ENS."
Quedando descartado automáticamente el proveedor en caso de estar en el trámite de obtener las Declaraciones o Certificaciones de Conformidad con el ENS correspondientes.
MHP se encuentra desde el año 2017 certificada en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
Esta certificación, baluarte en la ciberseguridad de las administraciones públicas y de las empresas tecnológicas que les prestan servicios, es la herramienta más eficaz para acreditar las garantías técnicas y organizativas en el tratamiento de los datos que exige el art. 32 del Reglamento General de Protección de Datos.
Por tanto, le confiere como cliente la garantía de solvencia en la elección del Encargado del Tratamiento, conforme a las exigencias del nuevo Reglamento, evitando de este modo, incurrir en cuantiosas sanciones administrativas, que podrían alcanzar los diez millones de euros.
1. Si Usted asume la responsabilidad de adquirir un terminal de fichar con este fin, debe saber que, dado que el dato biométrico adquiere categoría de dato especialmente protegido, se hace necesario adoptar todas las medidas de seguridad, organizativas y técnicas, que exige el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Si Usted contrata el Sistema de MHP, estará delegando esta responsabilidad y depositándola en un proveedor que le garantiza que cumplirá con esta responsabilidad, de acuerdo a los términos legalmente establecidos.
2. A la opción de comprar, además, hay que añadirle el coste de hacerlo funcionar: asistencia en las configuraciones, resolución de averías, atención de incidencias, actualizaciones, etc. Eligiendo la opción de contratar el Sistema de MHP, todo está cubierto.