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¿Es legal entregar la nómina en otro soporte que no sea papel?

13 jul. 2017
¿Es legal entregar la nómina en otro soporte que no sea papel?

En MHP hace ya bastante tiempo que los empleados recibimos la nómina en formato electrónico. Cada mes, el departamento de recursos humanos nos la sube de forma automática. Este proceso lleva apenas 1 minuto y ¡hasta el mes siguiente! 

Para hacerlo posible, los compañeros de desarrollo crearon una sencilla aplicación. La persona encargada de hacerlo sólo debe seleccionar el pdf que contenga todas los recibos de pago, introducir en los correspondientes campos qué mes y año se está pagando y voilà, cada empleado dispone de su nómina publicada en su red personal Mi Laycos, siendo avisado por una notificación de que ya tiene disponible este documento, pudiendo elegir entre descargarla o no. En caso de descargarla, en MHP hemos optado por incluir una clave personal adicional para mayor seguridad.

Continuar con la forma tradicional, teniendo en cuenta que cada vez somos más, hubiera significado prácticamente media jornada de trabajo para esa persona, entre imprimir 2 copias por cada nómina, el sellado y firma del gerente, presentarla a cada empleado para entrega y recogida de su firma y finalmente, su archivo.


¿Qué dice la ley acerca del formato de entrega de la nómina?


Conforme previene el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores


“la liquidación y el pago del salario se hará puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres. El periodo de tiempo a que se refiere el abono de las retribuciones periódicas y regulares no podrá exceder de un mes”.


“La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual identificativo del pago del mismo" y se ajustará “al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por Convenio Colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación, las diferentes percepciones del trabajador y sus deducciones”.


En esta línea, la Orden de 27 de diciembre de 1994 en su artículo 2 apartado 1º establece que


“el recibo de salarios será firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado del mismo y abonarle, en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, las cantidades resultantes de la liquidación. La firma del recibo dará fe de la percepción por el trabajador de dichas cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas”.


La citada Orden en su artículo 2 apartado 2º determina además que:


“cuando el abono se realice mediante transferencia bancaria, el empresario entregará al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma, que se entenderá sustituida, a los efectos previstos en el apartado anterior, por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria”.


Sin perjuicio de lo anterior desde el punto de vista jurisprudencial, existe una reciente Sentencia de la Audiencia Nacional (Sala de lo Social, Sección 1ª) de 28 de abril de 2015, en la que se daba la circunstancia de que un elevado número de trabajadores de la empresa no disponían de los medios, claves y acceso a la intranet para acceder a la nómina y poder en su caso, imprimirla.

Dicha sentencia establecía pues:


“Que con los avances tecnológicos a los que se han adaptado las empresas, es frecuente que los empleados accedan al recibo de salarios a través de los mecanismos puestos a su disposición, que les permite visualizarlo e imprimirlo tras introducir su nº de DNI y clave de acceso personal, obteniendo así la nómina en modelo similar al que se venía entregando en soporte papel”.

“De este modo, no se contradice el espíritu y finalidad de la norma que no es otra que garantizar, la constancia de la percepción por el trabajador de las cantidades liquidadas" así como la "transparencia en el conocimiento por el mismo de los diferentes conceptos de abono y descuento que conforman la liquidación".


Estos principios pues - resultan a criterio de la Sala-, compatibles con la adaptación empresarial a los sistemas informáticos y con el mandato contenido en el artículo 3.1 del Código Civil relativo a la interpretación de las normas, teniendo en cuenta la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de aquellas.

En este sentido se han expresado las Sentencias del:

  • TSJ de Asturias de 30-09-2014 (Rec 1934/2014 ),
  • TSJ de Cataluña 20-11-2006 (Rec 331-2005 )
  • y TSJ de Murcia de 26-05-2008.”

Ahora bien, ésta, no es una postura jurisprudencial novedosa o pacífica realmente.


El Caso de la compañía Air Europa


El Tribunal Supremo (Sala de lo Social, Sección 1ª) en Sentencia de 22 de diciembre de 2011, se pronunciaba en los siguientes términos, en el conflicto colectivo generado con la compañía Air Europa, en la que sus trabajadores se negaban a recibir vía intranet su nómina, dado que el Convenio Colectivo no recogía dicha actualización, y preferían continuar con el instrumento documental previsto en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores: el recibo en soporte papel.


“Por otra parte, la negativa del trabajador, en su posición de acreedor de la entrega material del recibo en soporte papel, a que ésta se sustituya por la información en el intranet de la empresa no es contraria a la buena fe.

Ciertamente, la lectura y el archivo de un documento en soporte papel no suponen hoy por hoy la misma carga que las mismas operaciones en soporte informático, siendo lícito que el trabajador prefiera aquel procedimiento a éste.

Y, además, la disponibilidad por parte del trabajador a efectos probatorios del documento privado del recibo en soporte papel es también hoy por hoy distinto, y probablemente mayor, que la disponibilidad de los datos sobre sus percepciones en soporte informático.”


¿Es legal que la empresa entregue la nómina en formato electrónico, o no?


Parece que la rigidez inicialmente impuesta por el Tribunal Supremo en torno a esta cuestión, se ha visto “suavizada” por la Audiencia Nacional en recientes sentencias como la invocada, resultando sin duda, un hito muy positivo para la adecuación de la empresa a la tecnología del futuro.

De lo expuesto se deduce pues, que se vienen aceptando otras vías de recepción de la nómina por parte del trabajador, entre las que se encuentra la entrega a través de la intranet de la empresa, si bien, para que el sistema de visualización y entrega de la misma en soporte papel pueda ser sustituido por un sistema informatizado, deben cumplirse determinadas condiciones que se simplifican, entre otras:

  • en que el empleado tenga acceso sin trabas a la nómina;
  • que la empresa ponga a disposición del trabajador los medios de acceso para ello (como es el ordenador, la red de acceso, etc.);
  • y que no se trate de una decisión unilateralmente impuesta por la patronal, si no cuenta, con el apoyo y beneplácito de los trabajadores.

Sin perjuicio de lo anterior, la empresa se verá obligada a atender las peticiones de envío en papel de las nóminas de aquellos empleados que por razón de las circunstancias de su puesto de trabajo, no tuvieran acceso desde el mismo, a un ordenador desde el que poder acceder libremente a su recibo mensual.


Conclusiones


Por tanto, podríamos extraer de ambas sentencias, las siguientes conclusiones:

  1. En principio, si la empresa no cuenta con los medios tecnológicos básicos necesarios para cumplir con los requisitos mínimos de acceso, evidentemente, la nómina debe entregarse en soporte papel, según dispone el art. 29.1 del Estatuto de los Trabajadores.
  2. No obstante, se establece jurisprudencialmente, que el formato papel podrá sustituirse por formato electrónico, si se cumplen una serie de requisitos que se sintetizan en los siguientes:
    • que los trabajadores cuenten con medios que ponga la empresa para imprimir su nómina, si así lo desean,
    • y que no tengan que descargarla en sus tiempos de descanso.
  3. En todo caso, si un trabajador lo exige, puede requerir en todo caso, que se acuerde su entrega en papel, salvo que se regulen en convenio colectivo o acuerdo entre empresa y representante otra forma alternativa.
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Urpi Rodríguez Losada

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Continuar con la forma tradicional, teniendo en cuenta que cada vez somos más, hubiera significado prácticamente media jornada de trabajo para esa persona, entre imprimir 2 copias por cada nómina, el sellado y firma del gerente, presentarla a cada empleado para entrega y recogida de su firma y finalmente, su archivo.


¿Qué dice la ley acerca del formato de entrega de la nómina?


Conforme previene el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores


“la liquidación y el pago del salario se hará puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres. El periodo de tiempo a que se refiere el abono de las retribuciones periódicas y regulares no podrá exceder de un mes”.


“La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual identificativo del pago del mismo" y se ajustará “al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por Convenio Colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación, las diferentes percepciones del trabajador y sus deducciones”.


En esta línea, la Orden de 27 de diciembre de 1994 en su artículo 2 apartado 1º establece que


“el recibo de salarios será firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado del mismo y abonarle, en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, las cantidades resultantes de la liquidación. La firma del recibo dará fe de la percepción por el trabajador de dichas cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas”.


La citada Orden en su artículo 2 apartado 2º determina además que:


“cuando el abono se realice mediante transferencia bancaria, el empresario entregará al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma, que se entenderá sustituida, a los efectos previstos en el apartado anterior, por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria”.


Sin perjuicio de lo anterior desde el punto de vista jurisprudencial, existe una reciente Sentencia de la Audiencia Nacional (Sala de lo Social, Sección 1ª) de 28 de abril de 2015, en la que se daba la circunstancia de que un elevado número de trabajadores de la empresa no disponían de los medios, claves y acceso a la intranet para acceder a la nómina y poder en su caso, imprimirla.

Dicha sentencia establecía pues:


“Que con los avances tecnológicos a los que se han adaptado las empresas, es frecuente que los empleados accedan al recibo de salarios a través de los mecanismos puestos a su disposición, que les permite visualizarlo e imprimirlo tras introducir su nº de DNI y clave de acceso personal, obteniendo así la nómina en modelo similar al que se venía entregando en soporte papel”.

“De este modo, no se contradice el espíritu y finalidad de la norma que no es otra que garantizar, la constancia de la percepción por el trabajador de las cantidades liquidadas" así como la "transparencia en el conocimiento por el mismo de los diferentes conceptos de abono y descuento que conforman la liquidación".


Estos principios pues - resultan a criterio de la Sala-, compatibles con la adaptación empresarial a los sistemas informáticos y con el mandato contenido en el artículo 3.1 del Código Civil relativo a la interpretación de las normas, teniendo en cuenta la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de aquellas.

En este sentido se han expresado las Sentencias del:

  • TSJ de Asturias de 30-09-2014 (Rec 1934/2014 ),
  • TSJ de Cataluña 20-11-2006 (Rec 331-2005 )
  • y TSJ de Murcia de 26-05-2008.”

Ahora bien, ésta, no es una postura jurisprudencial novedosa o pacífica realmente.


El Caso de la compañía Air Europa


El Tribunal Supremo (Sala de lo Social, Sección 1ª) en Sentencia de 22 de diciembre de 2011, se pronunciaba en los siguientes términos, en el conflicto colectivo generado con la compañía Air Europa, en la que sus trabajadores se negaban a recibir vía intranet su nómina, dado que el Convenio Colectivo no recogía dicha actualización, y preferían continuar con el instrumento documental previsto en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores: el recibo en soporte papel.


“Por otra parte, la negativa del trabajador, en su posición de acreedor de la entrega material del recibo en soporte papel, a que ésta se sustituya por la información en el intranet de la empresa no es contraria a la buena fe.

Ciertamente, la lectura y el archivo de un documento en soporte papel no suponen hoy por hoy la misma carga que las mismas operaciones en soporte informático, siendo lícito que el trabajador prefiera aquel procedimiento a éste.

Y, además, la disponibilidad por parte del trabajador a efectos probatorios del documento privado del recibo en soporte papel es también hoy por hoy distinto, y probablemente mayor, que la disponibilidad de los datos sobre sus percepciones en soporte informático.”


¿Es legal que la empresa entregue la nómina en formato electrónico, o no?


Parece que la rigidez inicialmente impuesta por el Tribunal Supremo en torno a esta cuestión, se ha visto “suavizada” por la Audiencia Nacional en recientes sentencias como la invocada, resultando sin duda, un hito muy positivo para la adecuación de la empresa a la tecnología del futuro.

De lo expuesto se deduce pues, que se vienen aceptando otras vías de recepción de la nómina por parte del trabajador, entre las que se encuentra la entrega a través de la intranet de la empresa, si bien, para que el sistema de visualización y entrega de la misma en soporte papel pueda ser sustituido por un sistema informatizado, deben cumplirse determinadas condiciones que se simplifican, entre otras:

  • en que el empleado tenga acceso sin trabas a la nómina;
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Certificación de Conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad | ENS - Categoría Media

El Esquema Nacional de Seguridad (ENS) tiene por objeto establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos y está constituido por principios básicos y requisitos mínimos que permiten una protección adecuada de la información.

Se regula en el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo.

El ámbito de aplicación del ENS es:


Administración General del Estado.

Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local.

Entidades de derecho público vinculadas.

Empresas que prestan servicios a Organismos públicos dependientes de las mismas, y las relaciones entre ellas.


Asimismo, se establece en el art. 2.3 de la citada norma que:


“Los pliegos de prescripciones administrativas o técnicas de los contratos que celebren las entidades del sector público incluidas en el ámbito de aplicación de este real decreto contemplarán todos aquellos requisitos necesarios para asegurar la conformidad con el ENS de los sistemas de información en los que se sustenten los servicios prestados por los contratistas, tales como la presentación de las correspondientes Declaraciones o Certificaciones de Conformidad con el ENS."


Ver certificación

Certificación ISO 27001 | Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información

ISO/IEC 27001 es un estándar para la seguridad de la información que especifica los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI).


Esta norma se encuentra dividida en dos partes; la primera se compone de 10 puntos entre los cuales se encuentran: Objeto y campo de aplicación, Referencias normativas, Término y definiciones, Contexto de la organización, Liderazgo, Planificación, Soporte, Operación, Evaluación de desempeño y Mejora Contínua.


Beneficios de la ISO 27001:

Demuestra la garantía independiente de los controles internos y cumple los requisitos de gestión corporativa y de continuidad de la actividad comercial

Demuestra independientemente que se respetan las leyes y normativas que sean de aplicación

Demuestra el compromiso de la cúpula directiva de su organización con la seguridad de la información


Ver certificación

Certificación ISO 27701 | Sistema de Gestión de la Privacidad de la Información

ISO/IEC 27701 es un estándar que especifica los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Información de Privacidad de la organización (PIMS).


Esta normativa se basa en los requisitos, controles y objetivos de la norma ISO 27001, que también ostenta MHP.


Describe un marco para ayudar a reducir los riesgos de privacidad en los tratamientos de datos personales o información de identificación personal.


Algunas áreas en las que contribuye:

Garantías de seguridad sobre los tratamientos de los datos personales.

Incorpora la gestión de riesgos de la empresa.

Controla mecanismos para la notificación de brechas de privacidad.

Establece roles y responsabilidades claras sobre los tratamientos.

Garantiza a los propietarios de los datos personales el ejercicio de sus derechos.


Ver certificación

Certificación ISO 14001 | Sistema de Gestión Ambiental

La certificación ISO 14001 – Sistema de Gestión Ambiental (SGA) - es una norma internacional de referencia para la implementación de un sistema de gestión ambiental.


Basa su metodología en el ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) y especifica los requisitos auditables para la certificación.


Permite a las empresas demostrar el compromiso asumido en la protección del medio ambiente, a través de las gestión de los riesgos medioambientales asociados a la actividad desarrollada.


Beneficios para la organización:

Formalización del compromiso medioambiental.

Optimización de recursos, minimizando riesgo ambiental.

Fomento de una cultura de mejora continua.


Ver certificación


Productos y clientes certificados por SGS

Certificación ISO 9001 | Sistema de Gestión de la Calidad

La Norma ISO 9001:2015 elaborada por la Organización Internacional para la Normalización (ISO), determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad. La organización demuestra su capacidad para proporcionar de forma coherente productos o servicios que satisfacen los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.


Esta norma internacional promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implanta y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, basado a su vez en el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar).


Beneficios de AENOR ISO 9001:

Mejorar la imagen de los productos y/o servicios ofrecidos

Favorecer su desarrollo y afianzar su posición

Ganar cuota de mercado y acceder a mercados exteriores gracias a la confianza que genera entre los clientes y consumidores

Aumento de la satisfacción de los clientes

Cimentar las bases de la gestión de la calidad y estimular a la empresa para entrar en un proceso de mejora continua

Aumentar la motivación y participación del personal, así como mejorar la gestión de los recursos


Ver certificación

Ver certificación internacional

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