Echando un vistazo a la normativa que obliga a las empresas a llevar un registro horario de la jornada de los trabajadores y a mantener el archivo durante 4 años, en efecto, es muy escueta:

Según el Estatuto de los Trabajadores, en el Artículo 34. Jornada, punto 9:

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
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Y en su Artículo 35. Horas extraordinarias, punto 5:

A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

Lo que no dicen estas líneas es que, entre la flexibilidad de horarios, la variedad de turnos, los descansos que computarán jornada efectiva de trabajo, -o no, pues dependerá de cada convenio o del acuerdo con la empresa- y demás circunstancias especiales del sector o de cada empleado en particular, fichar sólo la entrada y la salida, no es un reflejo fiel de la jornada de trabajo efectiva.

Un ejemplo claro de por qué no es suficiente registrar sólo la entrada y la salida

La mejor forma que tenemos de demostrarlo es compartir un ejemplo de lo que en MHP hemos tenido en cuenta para la parametrización del sistema de un solo cliente.

Sólo adaptando el sistema a todas sus particularidades le han sido útiles los datos generados del mismo.

Cada cliente requiere de una configuración diferente y algunos de parametrizaciones exclusivas, de lo contrario, el sistema dará más trabajo, en lugar de solucionar una gestión.

Fichajes

✔ Tiempo de exceso del previsto de la jornada diaria: de forma automática se vuelca a la columna “Tiempo no efectivo de trabajo”, tanto el previo a la entrada, como a la salida.

✔ Tiempo de menos del previsto de la jornada diaria: de forma automática se vuelca en negativo a la columna “Saldo acumulado”. En este caso, si existiera saldo en la columna de “Prolongación de la jornada autorizada”, automáticamente se ajustará el saldo, descontando el tiempo de la misma hasta quedar saldado.

Prolongación de la jornada, autorización

✔ Previa autorización con el responsable, se solicitará el tiempo correspondiente como “Prolongación de la jornada autorizada”.

✔ Si existe tiempo de exceso el día de la solicitud, se restará de la columna “Tiempo no efectivo” y se añadirá a la columna de “Prolongación de la jornada autorizada” tras la validación.

✔ Ante esta solicitud, si en la columna de “Saldo Acumulado” existiera saldo negativo:

➔ Primero: se regularizará el saldo negativo de la columna “Saldo Acumulado”.

➔ Segundo: pasará a “Prolongación de la jornada autorizada”, si sobrara tiempo de dicha solicitud.

Compensación Horas y Compensación Días

✔ Se solicitará “Compensación horas o Compensación días” para compensar con descanso la “Prolongación de la jornada autorizada” realizada previamente.

✔ Por tanto, este concepto está unido a la columna de “Prolongación de la jornada autorizada”.

Regularización de la jornada

✔ Para recuperar jornada no realizada del tiempo previsto de trabajo, primero se realiza el exceso de jornada, autorizado por el responsable directo, seguidamente se solicitará “Regularización de la jornada”.

✔ El tiempo de dicha solicitud se aplicará al saldo negativo de la columna “Saldo Acumulado”, regularizando así el tiempo de trabajo realizado.

✔ Por tanto, este concepto estará unido a la columna de “Saldo Acumulado”.

✔ El departamento de administración dispone de un horario de 8 horas diarias, a realizar entre las 8 y las 18 con la siguientes especificaciones:

➔ El tramo horario de 9 a 14 es de obligada presencia por lo que el tiempo de ausencia en esta franja debe trasladarse a la columna "a descontar". La única forma de tener opción de recuperar este tiempo a descontar es justificando la ausencia a través de una solicitud que debe ser aprobada por el gestor. Una vez aprobada la justificación de este tiempo, se traslada desde la columna "a descontar" a la columna "saldo acumulado". Si existe tiempo en la columna de "prolongación de jornada" en ese momento, se realizará la recuperación de forma automática. En caso contrario, todo el tiempo que se realice de esa fecha en adelante como prolongación de jornada irá destinada a la recuperación de este tiempo.

➔ Tramo flexible desde las 8-9 y desde las 14 a las 18. Deben realizar las 3 horas restantes en esta franja horaria a decisión del trabajador.

➔ Al disponer de esta flexibilidad, el propio trabajador tendrá la posibilidad de indicar en la web cuánto tiempo del contabilizado como productivo no ha sido tiempo efectivo de trabajo, a través de una solicitud del concepto "tiempo no efectivo". Una vez aprobada esta solicitud, el tiempo indicado será descontado del tiempo trabajado y se trasladará a la columna "tiempo no efectivo de trabajo". Aquí también podría indicarse la posibilidad de hacer lo mismo en el propio terminal al finalizar la jornada.

Conceptos de fichaje y métodos para el registro horario

Además, hay que crear y mantener actualizados los conceptos disponibles en los diferentes métodos de fichaje usados para recoger ese registro horario.

En MHP contamos con 25 años de experiencia en el registro horario. Disponemos del Servicio Integral de Gestión de Horarios, que permite registrar el horario de jornada a través de diferentes métodos de fichaje y la gestión de vacaciones, permisos y ausencias.