Si tienes Registro Horario, ¿por qué necesitarás también Atención al Usuario y Soporte Técnico?

Éste será uno de esos artículos que podrían ser definitivos si estás en plena toma de decisión entre comprar un sistema para el registro horario o contratar un servicio con este fin.

Diferencia entre comprar o contratar una solución de registro horario

➜ Si la empresa se decide por comprar un sistema para el registro horario de la jornada laboral, es probable que se encuentre con que ella misma debe instalárselo, que la incorporación de datos y actualizaciones de la aplicación, si la tiene, no están incluidas o que, si se avería, o no sabe cómo utilizar algo, deba pagar formaciones aparte o bien, olvidarse de la mala inversión y buscar un sistema alternativo. Ocurre. Y mucho.

➜ En cambio, si se opta por contratar un servicio, sabemos que la empresa estará accesible para poder al menos solventar las cuestiones planteadas anteriores. Como mínimo.

Este segundo es el caso de MHP, con 25 años de experiencia innovando en el registro horario, a través del Servicio Integral de Gestión de Horarios.

De las 6 partes que conforman el servicio de MHP, hoy queremos profundizar en la Atención al Usuario y el Soporte Técnico y por qué se trata de una parte imprescindible del servicio y muy valorada por el cliente.

Atención al Usuario y Soporte Técnico, casos en los que los necesitarás

Como Gestor de Recursos Humanos

Algunos ejemplos:

⓵ En algún momento tendrás dudas acerca de cómo obtener informes (cuadrantes de ocupación, de absentismo, de fichajes...)

⓶ Quizá necesiten otro tipo de informes que no encuentran en el sistema, ¿a quién pedirlos?

⓷ El personal en una empresa, sus horarios, turnos, política de vacaciones, acuerdos con el comité, el convenio... son datos cambiantes a lo largo del tiempo y esto debe figurar en el sistema de registro horario, con el fin de poder saber si el trabajador está cumpliendo con su horario. ¿Quién incorpora y actualiza los datos? ¿Cómo?

⓸ Si hay nuevas incorporaciones o se asigna otro personal para ejercer el rol de gestor de personal, ¿por qué tendría un compañero que invetir tiempo en su formación?

⓹ Si hay una avería en el método de fichar utilizado, ¿a quién lo comunican para que lo arregle? Insistismo, ocurre a menudo que se adquieren sistemas que luego no se sabe cómo hacerlos funcionar y, ¿a quién reclamar?

Como Usuario del Servicio (Trabajadores)

Necesitan saber:

⓵ Cómo fichar.

⓶ Solicitar sus vacaciones, anularlas o ver cuántos días les quedan por disfrutar.

⓷ Consultar sus fichajes.

⓸ Estar informados acerca de la protección de sus datos personales y sus derechos sobre ellos.

⓹ Cómo justificar sus ausencias, presentando los justificantes correspondientes. Esto afecta a las horas trabajadas, ya que, dependiendo de los acuerdos de empresa, hay ausencias que cuentan como horario de trabajo, y otras que no.

⓺ Cómo solicitar permisos.

⓼ Comprobar si sus vacaciones y permisos han sido aprobados, denegados o contienen alguna observación del área de recursos humanos para subsanar la solicitud, con el fin de que sea resuelta satisfactoriamente.

Si el sistema elegido no permite albergar y cruzar toda esta información, contabilizar fichaje de entrada y salida no es objetivo, ni veraz.

Comentario aparte, si el servicio contratado incluye atención al usuario, este trabajo no tiene que asumirlo el área de personal de la empresa, pudeindo destinar su tiempo a actividades de mayor valor.

Medios de comunicación con el cliente

Si el cliente contrata un servicio, en MHP consideramos que todo lo que hace funcionar ese servicio debe estar incluido, así como también los medios de comunicación para obtener feedback del cliente, que además deberían ser gratuitos.

En MHP ponemos a disposición de la empresa cliente:

✓ Teléfono gratuito

✓ Mail

✓ Laycos, una plataforma de comunicación, desde donde poder conectar directamente con los responsables de solventar sus dudas, ver a quién se le ha creado tarea, en qué punto de solución está, entre otras muchas acciones, que hacen que el cliente/usuario se sienta escuchado y atendido.

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