Existen varios conceptos de incidencias a realizar, tales como, entrada, salida, desayuno, visita médica, horas extras, etc.

A continuación, les vamos a indicar un ejemplo de cómo realizar una entrada.

Para comenzar haremos clic en la pestaña de Mis Permisos e Incidencias situada en el panel de la izquierda.

Es la opción del menú donde se van a solicitar aquellos fichajes que,por alguna causa, no se han podido fichar en el terminal.

Pasos a seguir para realizar incidencias

1.) Seleccionamos el día o periodo consecutivo de días.
2.) A continuación, elegiremos el concepto en el menú desplegable situado en la parte superior central del portal.
3.) Seleccionamos la hora o rango horario y pulsamos en el botón "Solicitar".
4.) Una vez generada la nueva incidencia, se mostrará en la tabala central.

Les mostramos un breve vídeo.

Llevamos 2 meses compartiendo un color cada Lunes.

Cada color forma parte de la carta de colores entre los que elegir la personalización de las carcasas de las máquinas de fichar que fabricamos en MHP, con materiales biodegradables, en impresoras 3D.

No vendemos máquinas de fichar

En MHP ofrecemos un Servicio Integral de Gestión de Horarios.

Éste facilita el registro horario de la jornada laboral de los empleados y la gestión online de vacaciones, permisos y justificación de ausencias.

Todo de acuerdo a lo establecido por la vigente ley y cumpliendo los requisitos añadidos de las normativas de Protección de Datos y Seguridad de la Información. No vale cualquier sistema, hay que tener en cuenta estas normativas.

Contratando el servicio de MHP, el cliente tiene la garantía de que se han implantado las medidas anteriores.

El servicio incluye todas las partes que deben intervenir en cada etapa, de esta forma nos aseguramos que estamos ofreciendo un servicio que funciona y que verdaderamente cubre la necesidad de principio a fin, a cada empresa:

✔ Dispositivos de fichar
✔ Aplicación de gestión
✔ Asesoramiento legal
✔ Atenciónal usuario y Soporte técnico
✔ Integración de sistemas
✔ Formación continua

Ahora sí, la carta de colores

La actual carta de colores entre los que elegir el color de la máquina de fichar está compuesta por 13 colores, relacionados con el léxico de las Islas Canarias, enclave único donde se encuentra una de las delegaciones de MHP.

A continuación, te presentamos cada color:

#1 Tuno

El tuno es una fruta típica de las Islas Canarias, procedente de la tunera, familia de los cactus. Este fruto se caracteriza porque la parte comestible está compuesta por pulpa y una gran cantidad de semillas, cubiertas por una piel gruesa, llena de espinas.

#2 Mojo

Se trata de un tipo de salsa picante que se sirve como acompañamiento imprescindible en muchos de los platos típicos de la gastronomía de las Islas Canarias. El ejemplo más conocido a nivel mundial son las "papas con mojo".

#3 Lava

Las Islas Canarias forman parte de un archipiélago de origen volcánico. Los volcanes han dejado su huella en cada una de las siete islas, formando cráteres, cuevas, coladas, calderas y mares de lava que a día de hoy pueden ser visitados.

#4 Papaya

Se trata de una de las frutas tropicales más saludables que existen, con enormes cualidades medicinales. Tras muchos años de investigación, se ha creado la primera papaya canaria, que cuenta entre sus excelencias con un mayor dulzor, una textura más firme y carnosa y un suave aroma.

#5 Canelo

Palabra perteneciente al léxico canario para referirse al color marrón. Para hablar de variaciones de esta tonalidad se utiliza "canelo fuerte" o "canelo flojo".

#6 Gofio

El gofio es un alimento natural, consistente en una harina elaborada a base de cereales tostados. Fue el pilar fundamental en la alimentación de los aborígenes de las Islas Canarias y hoy en día forma parte de la dieta tradicional, pues aporta pocas calorías y muchos nutrientes esenciales.

#7 Plátano

El plátano es el cultivo más importante de las Islas Canarias. Actualmente, es el único plátano que ha conseguido el reconocimiento europeo como indicación geográfica protegida.

#8 Olivina

Se trata de un mineral que normalmente se halla incrustado en la roca volcánica. Esta tonalidad de verde está registrada de acuerdo al estándar de colores de Pantone. A la olivina se le atribuyen propiedades espirituales que potencian la energía positiva.

#9 Lanzarote

El término verde Lanzarote fue acuñado por el artista canario César Manrique que, para compensar la ausencia del verde propio de la naturaleza viva en su isla natal y buscando la armonía entre arte y medioambiente, creó un movimiento arquitectónico que explica por qué hoy día las casas y edificios de la isla de Lanzarote tienen la carpintería exterior de este color.

#10 Palmera

La palmera canaria o palma canaria, cuyo nombre científico es phoenix canariensis, es una especie endémica protegida de las Islas Canarias. Debido a su bello porte y a su gran capacidad de adaptación y resistencia al frío, es una de las palmeras más utilizadas en jardinería en todo el mundo.

#11 Alisios

Los alisios son un tipo de viento que procede de los polos y que viajan hacia zonas templadas del planeta. Las Islas Canarias se encuentran en un enclave geográfico perfecto para que, junto al anticiclón de las Azores, los alisios ejerzan su influencia, suavizando las temperaturas y haciendo que el clima sea envidiable en cualquier estación del año.

#12 Atlántico

El océano Atlántico es el segundo más extenso de la Tierra, ocupando el 20% de su superficie. Separa América de Europa y África y en él se encuentran las Islas Canarias.

#13 Suspiro

Es un dulce típico de la repostería tradicional de la Villa de Moya, municipio de la provincia de Las Palmas, situado al norte de la isla de Gran Canaria. Es un merengue crujiente envuelto en una cobertura blanca.

Si le ponemos tanta esmero a la carta de colores, imagina cómo puede ser cada parte del servicio.

MHP tiene 25 años de experiencia en el control horario. Entre nuestros clientes se encuentran gobiernos, cadenas hoteleras y empresas de todo tipo.

Te atendemos y asesoramos sin ningún compromiso, puedes contactarnos cuando quieras.

Tras el reciente acuerdo, por el que los centros de enseñanza privada sostenidos total o parcialmente con fondos públicos, esto es, los centros privados y concertados, deben controlar y registrar el horario de sus trabajadores, se abre un nuevo abanico de circunstancias especiales para este gremio.

Con este acuerdo se da cumplimiento a lo establecido en el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

El acta que recoge dicho acuerdo reúne hasta 17 puntos, que abarcan las particularidades de un horario compuesto por horas lectivas y no lectivas.

Criterios para el control y registro horario en los centros educativos

1. Debe registrarse la jornada diaria de trabajo de todas las personas que trabajen en el centro con contrato laboral, con excepción de la alta dirección y autónomos que deban acudir al centro para prestar un servicio concreto.

2. El centro educativo determinará al inicio de cada curso escolar el horario de cada trabajador. En el caso de los docentes, este horario contemplará tanto las horas lectivas como las no lectivas.

3. El control horario incluirá el total de la jornada trabajada. Para los docentes, las horas lectivas y no lectivas.

4. Cada empleado debe tener una hora de entrada y salida fija. En caso de estar en el centro fuera de esas horas, no se contabilizará como tiempo de trabajo. De autorizarse actividades especiales por el centro educativo o de ocurrir circunstancias que obliguen a permanecer en el mismo, se comunicará a la dirección para su debido registro.

5. Se debe especificar aquellos empleados con horarios diferentes al resto del grupo.

6. Durante el tiempo de recreo, se considera tiempo de trabajo estar a disposición del centro, realizando labores de vigilancia. Si solicita salir, aún con permiso del centro educativo, no se considera jornada laboral.

7. El tiempo libre entre clases, si el empleado se encuentra en el centro, se considera tiempo efectivo de trabajo. No obstante, la empresa podrá acordar con la persona trabajadora la ausencia del centro de trabajo, en cada ocasión o con carácter general, en cuyo caso no será considerado como tiempo de trabajo

8. El tiempo libre entre la jornada de la mañana y la de la tarde tampoco se considera tiempo de trabajo, a menos que el centro educativo encomiende tareas.

9. Se considera tiempo de trabajo efectivo la asistencia a formaciones, tanto las propuestas por el centro educativo, como las que proponga el empleado, con el visto bueno del primero.

10. Las actividades programadas fuera del centro, de coincidir con el horario laboral del empleado para ese día se considerarán horas de trabajo; si la actividad dura menos, el empleado debe trabajar las horas restantes; y si la actividad dura más horas de la jornada laboral, se deberá contabilizar el exceso como horas no lectivas.

11. Los empleados con funciones de alta dirección de forma temporal, se atendrán a lo detallado en este acuerdo.

12. Del control horario del personal subcontratado se debe hacer cargo la empresa contratada, a menos que la dirección del centro educativo asuma esta labor, previo acuerdo. La responsabilidad de conservar y mantener los registros será siempre de la empresa subcontratada, no del centro docente.

13. El sistema elegido para llevar el control horario es de libre elección. Éste debe cumplir los requisitos de la normativa de protección de datos y haber obtenido el visto bueno de la representación legal de los trabajadores.

En caso de optar por llevar el registro horario en papel, los datos de cada empleado deberán estar en hojas separadas.

14. Los registros deben guardarse durante 4 años y estar disponibles para los empleados, los delegados de personal y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

15. En caso de que el cómputo de la jornada anual registrada exceda de lo legalmente establecido, el tiempo trabajado de más será compensado. De retribuirse con tiempo libre, deberá disfrutarse en el siguiente curso escolar, entre septiembre y noviembre.

16. A los socios o trabajadores de cooperativas no se les aplica este acuerdo.

17. En caso de que se encomienden tareas fuera del centro de trabajo, se llevará un registro aparte del tiempo empleado en las mismas.

MHP cuenta entre sus clientes con centros educativos y de formación. Para ampliar más información sobre nuestro servicio, contáctanos.

MHP dispone de un Servicio Integral de Gestión de Horarios que incluye, entre otras partes imprescindibles para llevar un registro horario de la jornada del personal y gestión de solicitudes de vacaciones y permisos, la aplicación de gestión 'Portal Horario'.

Los gestores necesitan acceder a esta aplicación con el fin de revisar y responder las solicitudes de vacaciones y permisos presentadas por los empleados.

La aplicación les permite ver el conjunto de las solicitudes realizadas por cada usuario, gestionarlas y, desde el cuadrante de ocupación, visualizar el estado general de un área para un período concreto y comprobar si pudieran existir incompatibilidades.

Por ejemplo: si 2 empleados no pudieran disfrutar de vacaciones en el mismo periodo por existir bajas en su departamento y necesitar siempre la presencia de al menos uno de ellos por exigencias de la producción.

Hemos realizado un vídeo que muestra cómo sería la revisión de solicitudes y la visión de un cuadrante.

Espero sirva para hacernos una idea de toda la información que se puede gestionar desde el Portal Horario de MHP, que además permite generar informes en diferentes formatos para explotar la información.

Consultar y gestionar las solicitudes

Si no estás familiarizado con nuestro 'Portal Horario', puede que te haya parecido que el vídeo ha ido algo rápido, por eso explico a continuación los pasos a seguir para ver las solicitudes realizadas por los usuarios y, desde la pestaña 'Ocupación', visualizar el cuadrante que muestra el estado de cada trabajador para un periodo concreto:

1.) Desde la pestaña de 'Gestión', seleccionamos en el 'Organigrama' el/los departamento/s a visualizar.
2.) Seleccionamos la pestaña 'Revisar'.
3.) En el apartado de los conceptos desplegamos y seleccionamos uno en concreto o 'Todos'.
4.) Seleccionamos el rango de meses.
5.) En 'Estado' podemos seleccionar 'Todos' o un concepto de los disponibles, que deseemos revisar.
6.) Podemos ordenarlos por fecha si así lo prefiriéramos.
7.) Y realizamos la consulta.
8.) Una vez aparezca en pantalla la consulta, siempre existe la opción de generar el documento.

Cuadrante de Ocupación

Si lo que queremos es ver el cuadrante de ocupación y comprobar que no interfieren entre si las vacaciones de 2 trabajadores, simplemente seleccionaremos la pestaña 'Ocupación', dentro de 'Solicitudes', seleccionamos también el rango de meses y se generará en pantalla el cuadrante solicitado.

Es importante destacar, que el gestor también podrá validar las solicitudes desde la pestaña 'Ocupación'.

Indicar que, como siempre, tendrán disponible el botón “Imprimir”, que permite exportar este documento e imprimirlo.

Desde el pasado 12 de mayo todas las empresas deben registrar la jornada de sus trabajadores y las pausas.

La aprobación del Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, por el que las empresas deben registrar el horario concreto de inicio y fin de la jornada de sus empleados a partir de dicha fecha, trae consigo otras obligaciones como son:

➜ Cumplir con las exigencias de la protección de datos.

➜ Habilitar el debido acceso al trabajador a sus fichajes, con el fin de que pueda ejercer sus derechos de acceso, consulta, rectificación, bloqueo o portabilidad de sus datos.

¿Y la Administración Pública?

Por su parte, la Administración Pública también debe dar cumplimiento a lo estipulado en la disposición adicional quincuagésima cuarta, de la Ley de Presupuestos de 2018, que establece, en su apartado Cuatro:

Cada Administración Pública diseñará un plan de control del absentismo, que deberá ser objeto de difusión pública, a través del respectivo Portal de Transparencia. En dicho portal serán igualmente objeto de publicación los datos de absentismo, clasificados por su causa, con una periodicidad al menos semestral

Todo ello se suma a la tendencia impulsada por el Gobierno, por un lado, hacia la obligatoria desconexión digital de los trabajadores después de su jornada laboral, como ya ocurre en otros países de la Unión Europea y, por el otro, hacia la adaptación de la jornada laboral, de forma que exista conciliación real. Es por ello, que todas las organizaciones están abocadas a implementar herramientas y procesos organizativos fundamentados en la productividad.

La administración cuenta además con el reto de ser un ejemplo en el cumplimiento de las leyes, por lo que no será extraño que a partir de ahora se exija a los colectivos médicos, enfermeros, profesores, funcionarios de los cuerpos y fuerzas de seguridad del estado, jueces y secretarios, que registren su jornada, así como las pausas, al igual que se exige a las empresas.

Informes de Absentismo para la Administración Pública

La aplicación de gestión incluida en el Servicio Integral de Gestión de Horarios de MHP permite la emisión de este tipo de informes.

MHP cuenta con numerosas empresas clientes pertenecientes al sector público.

La dilatada experiencia adquirida a través de los años, hace que sepamos exactamente, cuáles son las necesidades de configuración para que el sistema de registro refleje objetiva, veraz y fielmente las diferentes circunstancias aplicables a sus horarios, muchas veces alejadas de las propias de empresas del sector privado.

Aquí podemos observar un ejemplo de informe de absentismo, que permite generar la aplicación de MHP, clasificado por causas, en cumplimiento de la citada normativa:

Si tienes dudas, contacta con MHP.

En este post me gustaría abordar la distribución irregular de la jornada, como modo de organización del trabajo y que puede afectar al registro horario exigido por Ley.

¿Qué es la distribución irregular de la jornada?

La distribución irregular de la jornada, regulada en el artículo 34.2 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, es una medida que permite flexibilizar la jornada de trabajo a las necesidades de trabajo existentes en cada momento dentro de la empresa, aumentando el tiempo de trabajo en periodos punta de producción o trabajo, con reducción compensatoria en otros periodos de menor volumen o descenso de producción.

No implica que la empresa pueda modificar los días establecidos en el calendario laboral como días laborables o no laborables, ni el número total de horas anuales a realizar, solamente se podrá modificar la distribución horaria mensual, semanal o diaria. (Sentencia TSJ Castilla y Leon (Burgos), Sala de lo Social, nº 347/2013, de 17/07/2013, Rec. 351/2013)

¿Qué requisitos debo cumplir para distribuir irregularmente la jornada de los trabajadores y trabajadoras?

1. DISTRIBUCIÓN

Se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año mediante negociación colectiva, o en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores/as. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el 10% de la jornada de trabajo.

2. LÍMITES

Debe respetar los límites de descansos mínimos diarios y semanales, previsto en la Ley:

➜ Descanso diario: El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas. Además, entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.

➜ Descanso semanal: Los trabajadores tendrán derecho a un descanso mínimo semanal, acumulable por periodos de hasta catorce días, de día y medio ininterrumpido que, como regla general, comprenderá la tarde del sábado o, en su caso, la mañana del lunes y el día completo del domingo.

3. PREAVISO

Como requisito formal, el empresario debe preavisar a los trabajadores/as afectados/as el día y la hora de la prestación de trabajo distribuida irregularmente con 5 días de antelación, como mínimo.

4. COMPENSACIÓN

Por otro lado, la compensación de las diferencias entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada, ya sea por exceso o por defecto, se hará, según lo acordado en negociación colectiva o entre empresa y representantes de los trabajadores.

En defecto de pacto, dichas diferencias deben quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan, no estableciendo el citado artículo que tengan que ser compensadas dentro del año natural.

Consideraciones

Por todo lo anterior, en algunas ocasiones, el número de horas realizadas por encima de la jornada ordinaria no serán consideradas horas extraordinarias, siempre y cuando se haga uso de la facultad de la distribución irregular de la jornada y en un cómputo de doce meses, y que desde que se produzcan no se supere lo pactado en el convenio colectivo para la jornada anual o la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, de 40 horas semanales de trabajo efectivo en cómputo anual.

Resaltar que, mediante Convenio Colectivo o por acuerdo entre la empresa y los representantes legales de los trabajadores, puede pactarse la distribución irregular de la jornada y sus condiciones, configurándose como herramienta organizativa interna, pudiendo establecer una serie de límites ligados, por ejemplo, a la existencia de causas productivas, exigencia de un preaviso superior, compensaciones de descanso mayores al tiempo trabajado o el establecimiento de un complemento retributivo, como forma de limitar los efectos negativos que la distribución irregular pudiera tener sobre las condiciones de trabajo del personal.

A este respecto, la jurisprudencia se ha pronunciado teniendo en cuenta que no pueden verse afectados los trabajadores/as que tengan una reducción de jornada por guarda legal de un menor de doce años o de una persona con discapacidad psíquica, física o sensorial, que no tenga ninguna actividad retribuida o por cuidado de un familiar, y otros trabajadores/as disfrutando de algún permiso de conciliación de vida laboral y familiar, salvo acuerdo con ellos (Sentencias TS, Sala de lo Social, de 13/03/2014, Rec. 80/201 y TSJ Andalucia (Sevilla), Sala de lo Social, nº 2970/2012, de 25/10/2012, Rec. 519/2011).

¿Cual es el CRITERIO DE LA INSPECCIÓN DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL?

Ante la entrada en vigor de la obligación del registro diario de la jornada de trabajo (art. 10 Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo) la Inspección de Trabajo ha establecido en el Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada, que hay que tener en cuenta que el registro de la jornada se configura:

“sin perjuicio de la flexilbilidad que se establece en el artículo 34.2 y 34.3 del E.T.”

Esto implica que la lectura que se haga del registro, a la hora de determinar el posible incumplimiento de determinados límites en materia de tiempo de trabajo, deberá hacerse de forma integral, considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en materia de distribución de tiempo de trabajo.

Por todo ello, es conveniente que el registro utilizado en la empresa sea objetivo y fiable, que ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo.

Para ello es necesario que el sistema recoja las interrupciones o pausas no consideradas de trabajo efectivo dentro de la jornada diaria de trabajo, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada. En caso contrario, puede presumirse que es jornada de trabajo efectivo toda aquella que transcurre desde el inicio y finalización de la jornada registrada.

Rotundamente sí.

Empleados contratados por empresas diferentes, que desarrollan su jornada en el mismo edificio, sí pueden registrar la hora de entrada, salida, las pausas que realicen (desayuno, almuerzo, fumar) y cualquier otro concepto que su empresa considere necesario (visita cliente, visita médica) en el mismo dispositivo de fichar.

Dispositivo de Fichar Multiempresa

En MHP hemos pensado en esta circunstancia y por eso hemos desarrollado un dispositivo de fichar donde, en cuestión de segundos, empleados de diferentes empresas buscan el logo de la suya y registran su jornada laboral.

Hemos realizado un vídeo que muestra lo sencillo que es:

Varias empresas, un solo dispositivo ¿y nada más?

Es importante destacar que, aunque se utilice un solo dispositivo de fichar, cada empresa usuaria se trata de un cliente independiente, por lo que existirá un contrato de servicios y un contrato de protección de datos para cada uno.

En ese sentido, los usuarios de cada empresa tendrán acceso a su propio entorno. Es decir, la aplicación de gestión "Portal Horario", incluida en el Servicio Integral de Gestión de Horarios de MHP, estará parametrizada con los horarios, turnos y política de vacaciones, permisos e incidencias propios de cada empresa.

El área jurídica de MHP, ofrece a cada cliente toda la información necesaria sobre protección de datos y seguridad de la información. Este asesoramiento se encuentra incluido en el Servicio Integral de Gestión de Horarios de MHP.

¿Tienes más dudas? ¡Consúltanos!

Hoy queremos dar a conocer un poco más a nuestra compañera Ibana Rivero Rodríguez, que desarrolla su labor en el área de Soporte Técnico al Cliente de MHP.

Este departamento parametriza la aplicación de gestión "Portal Horario" para cada empresa, adaptándola a lo que realmente necesita cada una en materia de horarios, turnos, vacaciones, permisos e informes que precise generar.

Ibana conoce bien MHP y todas las posibilidades del Portal Horario recientemente renovado, que es la piedra angular del Servicio Integral de Gestión de Horarios.

Se ha prestado a respondernos a unas cuantas preguntas. A través de ella conoceremos un poco más la cultura de MHP y a ella misma, una gran compañera, que siempre viste su mejor sonrisa y es capaz de dar a todo un toque positivo, transmitiendo bienestar. ¡Así da gusto trabajar!

¡Gracias Ibana!

Los empresarios deben ser muy conscientes de que muchas de las actividades realizadas por su personal, con motivo del desarrollo de su actividad profesional, implica el manejo de datos personales y otra información, considerada en ocasiones privada y/o confidencial.

Por lo anterior cobra vital importancia aplicar con rigor la normativa en materia de protección de datos sobre cualquier actividad de recopilación, uso o almacenamiento de información, que en el ámbito de los recursos humanos y su rutina diaria, tenga que ver con los sujetos protegidos, es decir: los trabajadores.

¿Qué nos dice la ley?

En el contexto actual y con la entrada en vigor del apartado 9º del art. 34 del Estatuto de los Trabajadores, nace en España la obligación de registrar la jornada con carácter general para todos los empleados sometidos a este régimen, estableciéndose que el empresario, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que aplicase en cada caso, deberá garantizar su registro, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo, de cada uno de ellos.

Desde que se conociera su contenido, tras su publicación en el BOE y sobre todo, desde su entrada en vigor, el debate interno originado en las Organizaciones ha tenido como denominador común la elección del sistema de registro horario a implantar, y el interés mostrado en cumplir con el Criterio Técnico 101/2019 asentado por la Inspección de Trabajo y la Sentencia del TJUE de 14 de Mayo de 2019, esto es, que el método elegido garantice la “fiabilidad e invariabilidad de los datos” objeto de tratamiento, máxime, cuando la interacción entre la legislación sobre protección de datos y la del derecho laboral resulta tan necesaria como valiosa, por su contribución al desarrollo de soluciones que ayuden a proteger adecuadamente los intereses de los trabajadores.

Con el fin pues, de salvaguardar la información de los empleados, cuya responsabilidad corresponde en exclusiva al empresario, este se verá obligado a adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias que por diseño, exige adoptar el vigente Reglamento (UE) General de Protección de Datos de 27 de abril de 2016 y la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de Diciembre, de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales, o en su caso, exigirlas al proveedor que le prestare el servicio externalizado, con independencia de que el tratamiento se lleve a cabo a través de medios electrónicos y/o en formato papel.

¿Cómo debemos gestionar el registro horario si decidimos hacerlo en PAPEL?

Con los antecedentes expuestos, ¿cómo debiéramos gestionar entonces el registro horario recabado en formato papel, para garantizarnos que cumple con estas exigencias legales?

1.) Cuestionable fiabilidad e invariabilidad de los datos recogidos en papel

Conforme al uso que se le ha venido dando, el formato papel ha sido un sistema muy cuestionado desde el punto de vista de la fiabilidad y la invariabilidad de la información, que en él podría recabarse.

Nadie podría sonrojarse si del examen de “un listado de registro horario tipo” se desprendieran indicios de posible manipulación de los datos.

Sin entrar a valorar los motivos que pudieran llevar a modificar el contenido de un documento de esta categoría, lo cierto es que habría que hallar la fórmula que permitiese documentar las particularidades que, formando parte del registro horario, pudieran darse en el día a día por parte del trabajador (véase el caso de incidencias, permisos ordinarios o extraordinarios, licencias, flexibilidad horaria, etc...) sin que ello, por el contrario, implicase tachar el documento tipo o sobreescribirlo.

Por otro lado, si el registro horario recoge con carácter general la misma hora de entrada y de salida, sin dar margen al error, y no se reflejan sobre todo los descansos realizados, no considerados tiempo de trabajo efectivo, y además, si del examen de la escritura se desprende que se ha empleado la misma tinta para rubricar las firmas que, presumiblemente, se han podido realizar de manera automática en una misma unidad de acto, el trabajador podría sin mucho esfuerzo desvirtuar esta prueba documental en un hipotético litigio, recayendo en el empleador (empresa) acreditar lo contrario.

2.) El derecho a la intimidad del trabajador podría verse vulnerado

Si a pesar de lo anterior, seguimos manteniendo como opción este formato: ¿es correcto que liste los datos personales de todos los trabajadores que en la organización registran su jornada?

Si respetamos el derecho a la intimidad, que protege a toda persona/trabajador dar a conocer al resto de los miembros de la organización las ausencias a su puesto de trabajo o identificar el motivo de su ausencia (incapacidad temporal, sanción disciplinaria, permiso u otro concepto), llevar el registro horario en papel podría poner en conocimiento de terceros no autorizados, información innecesaria y en ocasiones confidencial.

Desde nuestro punto de vista, lo aconsejable sería recabar un listado mensual de registro horario por cada trabajador, asegurándonos que la única persona que tiene acceso al mismo es el propio interesado o las personas expresamente autorizadas para ello, y que hubieren suscrito el correspondiente compromiso de confidencialidad.

3.) Aconsejable la seudonimización en el tratamiento de los datos del trabajador

Asimismo, en aras de proteger los datos identificativos de los trabajadores, sería aconsejable implantar como técnica, la seudonimización en el tratamiento de estos datos, atribuyendo un código de persona (numérico o alfanumérico) a cada trabajador, que impidiese conocer la identidad del empleado fácilmente, salvo que se lleve a cabo la asociación/vinculación de ambos datos, por parte del responsable del Tratamiento, o como advertíamos, las personas expresamente autorizadas y sujetas a confidencialidad en el desempeño de sus funciones.

4.) ¿Cómo debemos custodiar la información recogida en papel?

En virtud de lo dispuesto en el artículo 34 apartado 9º del Estatuto de los Trabajadores, todos y cada uno de los registros horarios de nuestros empleados, junto con la documentación que en tal sentido se originase (véase partes de baja, alta, justificantes de ausencia, permisos, licencias, sanciones de empleo y sueldo), deberá guardarse durante 4 años.

Una vez más, debemos insistir sobre el control de acceso a dicha información, dado que la misma no puede estar accesible para cualquier persona, salvo que por razón de sus funciones o responsabilidad, tuvieran reconocido expresamente este acceso y estuvieren sometidas a confidencialidad, véase el caso de los Directores de Recursos Humanos, Dirección, personal del Departamento de RRHH, asesoría laboral, etc…

La formación del equipo humano en este sentido, con objeto de garantizar el correcto tratamiento de los datos respecto a la seguridad, intimidad y privacidad de los trabajadores, debe ser una prioridad en la Organización.

5.) Medidas especiales para restringir el acceso a los registros horarios recogidos en papel

Almacenar todo el volumen de documentación generado a lo largo de cuatro años mantiene la obligación en el tiempo de garantizar la confidencialidad, preservar la intimidad del trabajador y asegurar la integridad de los documentos.

Para cumplir con lo anterior, se aconsejaría instalar medidas de seguridad complementarias de acceso restringido a los despachos o archivos destinados a su almacenamiento, asegurándose asimismo, que dicha documentación se conserva en armarios con cerraduras.

A través de un registro de acceso y por motivos de seguridad en la información, deberían quedar registradas las personas autorizadas que han accedido a estos registros en un momento dado, figurando identidad, fecha y hora de acceso.

6.) Finalidad del tratamiento de los datos

La finalidad del tratamiento es otra de las piezas angulares en el ámbito legal de la protección de los datos. El trabajador debe conocer con exactitud, entre otros aspectos, si la información recabada en estos listados tiene como finalidad el registro de su jornada o si, por el contrario, erróneamente se ha decidido aprovechar que en la Organización constaba implantado un control de acceso a las instalaciones por motivos de seguridad, reconducido ahora hacia el control de la jornada de trabajo.

Incurrir en el error anterior, anularía per se, la validez probatoria del registro generado en lo que al cumplimiento con la norma laboral se refiere, sin olvidar además, que el registro de la jornada de trabajo deberá conservarse 4 años y el registro por motivos de seguridad, tan solo 1 mes.

7.) Derechos del trabajador sobre el tratamiento de sus datos

Al listado de exigencias hasta el momento expuestas debe unirse también la posibilidad de ejercitar por parte del empleado, los derechos que sobre el tratamiento se ponen a disposición del trabajador en virtud de la normativa que aplica en protección de datos.

Una vez más, por las repercusiones que el ejercicio de estos derechos pudieran ocasionar, sería aconsejable dejar constancia documental de las oportunas solicitudes que con tal fin se tramitaran, tales como, el derecho de acceso directo y seguro a los datos personales registrados, el derecho a rectificar los mismos, el derecho a oponerse al tratamiento en caso de disconformidad, el derecho a solicitar la supresión de los datos cuando éstos hubiesen cumplido con la finalidad para la que fueron recabados, o emplear la técnica y el medio documental para poder ejercitar, el nuevo derecho a la limitación al tratamiento, que cobraría gran trascendencia en casos de conflictos laborales.

Registro horario en Papel, ¿sí o no?

En conclusión, adaptar la actual normativa en protección de datos en los documentos y archivos en papel, clasificados como importantes o confidenciales, no deja de ser en conjunto un importante desafío para las empresas.

Se debe transmitir transparencia, transcribir la realidad y lograr que el documento no adolezca de vicios para que el informe no pierda la objetividad con la que pretendemos defender los intereses de la Organización, y todo ello, teniendo presente que la empresa será siempre la responsable directa en lo que a la protección de datos y seguridad de la información se refiere.

Como es bien sabido, el trabajo a tiempo parcial es un mecanismo que otorga a la empresa flexibilidad en el tiempo de trabajo, a la par que posibilita al trabajador o trabajadora conciliar la vida laboral y personal y compatibilizar trabajo y formación.

La flexibilidad empresarial permite que una empresa aumente las horas de un trabajador o trabajadora contratado/a a tiempo parcial para satisfacer necesidades puntuales de producción.

¿En qué se diferencia las horas complementarias de las horas extraordinarias?

Cuando hablamos de horas extraordinarias y de horas complementarias nos estamos refiriendo a dos conceptos diferentes, que explicamos a continuación:

➜ Las horas complementarias son aquellas horas realizadas por un empleado o empleada con un contrato a tiempo parcial como adición a las horas ordinarias pactadas en el mismo, conforme a unos límites y reglas que veremos a continuación. Su regulación la encontramos en el artículo 12.5 del Estatuto de los Trabajadores.

En los contratos a tiempo parcial, el trabajador o la trabajadora realiza un número de horas al día, a la semana, al mes o al año, inferior a la jornada de trabajo de un trabajador/a a tiempo completo comparable, de manera que si el empresario/a necesita, que de manera puntual, realice más horas, debe pactar con el trabajador o trabajadora la realización de las horas complementarias.

➜ Las horas extraordinarias son aquellas horas que se realizan sobre duración máxima de la jornada de trabajo, pactada en el convenio colectivo de aplicación, o en el contrato de trabajo, o en cualquier caso, la que excede de la legalmente establecida en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Este establece que la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo son cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.

Las horas extraordinarias pueden realizarlas los trabajadores y trabajadoras, independientemente del tipo de contrato (salvo límites y/o excepciones, ya expuestas en el post de horas extraordinarias) y son de carácter voluntario, excepto que se pacten en convenio o en el contrato de trabajo o cuando sean necesarias para prevenir o reparar siniestros u otros daños extraordinarios o urgentes, o de fuerza mayor. Además, están limitadas a 80 al año (no se cuentan las que se compensen con tiempo de descanso dentro de los 4 meses siguientes a su realización).

¿Pueden hacer horas extraordinarias el personal con contrato a tiempo parcial?

Los trabajadores y las trabajadoras a tiempo parcial no pueden hacer horas extraordinarias, excepto que sean por causa de fuerza mayor. Es decir, solo pueden hacer las llamadas horas extraordinarias de obligada realización, que son las que vengan exigidas por la necesidad de prevenir o reparar siniestros u otros daños extraordinarios y urgentes.

¿Cuántas horas complementarias pueden realizar un trabajador o una trabajadora con contrato a tiempo parcial?

Teniendo en cuentas que las horas complementarias pueden ser pactadas o voluntarias, existen los siguientes límites:

Horas Pactadas

✔ Pueden formalizarse en el caso de un contrato a tiempo parcial temporal o indefinido, con una jornada de trabajo no inferior a 10 horas semanales en cómputo anual, temporal o indefinido.

✔ Sólo pueden formalizarse a través de pacto escrito.

✔ Su realización podrá ser exigida por el empresario/a, debiendo el pacto recoger el n.º de horas complementarias que puede requerir.

✔ El trabajador o trabajadora deberá conocer el día y la hora de realización de las horas, con un preaviso mínimo de tres días, salvo que el convenio establezca un plazo de preaviso inferior.

✔ Existe un límite máximo en el número de horas complementarias a realizar, las cuales no podrán exceder del 30% del número de horas ordinarias del contrato de trabajo, ampliable por convenio colectivo hasta un máximo del 60%.

✔ En caso de incumplimiento de las reglas, en cuanto al pacto escrito y sus condiciones de realización, la negativa del trabajador o trabajadora a la realización de las mismas no constituiría conducta laboral sancionable.

Horas Voluntarias

✔ Pueden formalizarse en el caso de un contrato a tiempo parcial indefinido, con una jornada de trabajo no inferior a 10 horas semanales en cómputo anual.

✔ Su realización es voluntaria.

✔ Existe un límite máximo, cuyo número no puede superar el 15% de las horas ordinarias del contrato, ampliables al 30% por convenio colectivo.

✔ Pueden realizarse sin perjuicio del pacto de horas complementarias, por lo que estas horas voluntarias serían adicionales a las pactadas, no computándose a efectos de porcentajes de las horas pactadas establecidas en el párrafo anterior.

✔ La negativa del trabajador o trabajadora a realizarlas no constituye conducta laboral sancionable.

En todo caso, y como límite a las horas complementarias, la suma de las horas ordinarias y las complementarias, tanto voluntarias como pactadas, no podrá exceder del límite legal que define este contrato.

¿Qué hay que saber sobre el pacto de horas complementarias?

Sólo se podrá hacer este pacto cuando la jornada de trabajo del empleado o empleada no sea inferior a diez horas semanales en cómputo anual.

El pacto de horas complementarias debe hacerse por escrito y puede formalizarse en el momento de hacer el contrato de trabajo o más adelante, haciendo constar expresamente el número de horas complementarias que pueden ser requeridas por la empresa.

Además, es obligatorio comunicar el pacto escrito al SEPE. Existe un modelo oficial de anexo al contrato de trabajo a tiempo parcial temporal e indefinido sobre pacto de horas complementarias (Mod. 200), disponible en la página web del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), que podrá descargarse para su cumplimentación, siendo necesario comunicar a través de CONTRAT@.

Si bien, a partir de la entrada en vigor del Real Decreto-ley 16/2013 de 20 de diciembre, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores, en cuanto a la formalización, puede establecerse como válida cualquier fórmula, siempre que se ajuste a la legalidad vigente y sea por escrito. En ocasiones, se recurre al modelo que pueda establecer el convenio colectivo de aplicación en la empresa.

¿Cómo se retribuyen las horas complementarias?

Las horas complementarias se pagan como las horas ordinarias.

Además, se computarán a efectos de bases de cotización a la Seguridad Social, períodos de carencia y bases reguladoras de las prestaciones, al contrario de lo que sucede con las horas extraordinarias, que requieren una cotización adicional a la Seguridad Social, que no será computable a efectos de determinar la base reguladora de las prestaciones.

Por esto, el número y la retribución de las horas complementarias se deberán reflejar en la nómina y en los documentos de cotización a la Seguridad Social.

¿Puede el trabajador o la trabajadora renunciar a las horas complementarias?

El pacto de horas complementarias podrá quedar sin efecto por renuncia del trabajador/a, mediante un preaviso de quince días, una vez cumplido un año desde su celebración, cuando concurran las siguientes circunstancias:

➜ Atención de responsabilidades familiares por:

✔ Cuidado directo de menores de 12 años
✔ Persona con discapacidad, que no desempeñe actividad retribuída
✔ Cuidado directo de familiares de hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad, que por razones de edad, accidente o enfermedad no pueda valerse por sí mismo.

➜ Necesidades formativas, en la forma que reglamentariamente se determine, siempre que se acredite la incompatibilidad horaria.

➜ Por incompatibilidad con otro contrato a tiempo parcial.

¿Cuáles son los límites de jornada y descansos a respetar en la realización de horas complementarias?

La realización de horas complementarias habrá de respetar, en todo caso, los límites en materia de jornada y descansos:

➜ Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas. El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores/as, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas. Los trabajadores/as menores de dieciocho años no podrán realizar más de ocho horas diarias de trabajo efectivo, incluyendo, en su caso, el tiempo dedicado a la formación y, si trabajasen para varios empleadores, las horas realizadas con cada uno de ellos.

➜ Cuando la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un período de descanso durante la misma, de duración no inferior a quince minutos. En el caso de los trabajadores menores de dieciocho años, el periodo de descanso tendrá una duración mínima de treinta minutos, y deberá establecerse siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y media.

➜ La jornada de trabajo de los trabajadores y trabajadoras nocturnos/as no podrá exceder de ocho horas diarias de promedio, en un período de referencia de quince días. Se considera trabajo nocturno el realizado entre las diez de la noche y las seis de la mañana.

➜ Los trabajadores y las trabajadoras tendrán derecho a un descanso mínimo semanal de día y medio ininterrumpido, acumulable por períodos de hasta 14 días. La duración del descanso semanal de los menores de dieciocho años será, como mínimo, de dos días ininterrumpidos.

En estas circunstancias, ¿cómo llevar un registro horario de la jornada laboral?

Con el objetivo de llevar un control y máxima transparencia en el cumplimiento del pacto, la empresa tiene que realizar un registro día a día la jornada del trabajador o trabajadora a tiempo parcial, totalizando mensualmente la misma y entregando el resumen de todas la horas realizadas cada mes, tanto ordinarias como complementarias.

La empresa está obligada a conservar la documentación del registro durante un mínimo de cuatro años y ha de cumplir con esta obligación para demostrar, en cualquier momento, que las horas de más trabajadas son complementarias, y que no se trata de una jornada completa.

En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.

En MHP disponemos de un Servicio Integral de Gestión de Horarios que permite tener en cuenta estos supuestos horarios. Consúltenos y le asesoramos.

El pasado 14 de mayo asistimos como colaboradores y expositores al Congreso Factor Humano 2019, celebrado en el estadio Wanda Metropolitano, en Madrid.

Más de 900 profesionales de recursos humanos se dieron cita en un día, en el que además la justicia europea ratificaba que España ha de tener registro diario de jornada.

Como era de esperar, recibimos un auténtico aluvión de asistentes interesados en el Servicio Integral de Gestión de Horario de MHP.

La experiencia dice que llevar el registro horario en papel es como no tener sistema

Muchos de los que se acercaban nos contaban que aún no tenían un sistema para llevar el registro de la jornada laboral de su personal en su empresa; o, si lo tenían, este se había quedado obsoleto, o incluso les daba más trabajo aún.

Mención aparte tenían las empresas, que nos explicaban que habían intentado llegar el registro horario en papel y se habían dado cuenta de que era una locura controlar, que lo que se plasmaba en este era fiable, así como la enorme dificultad de mantener esos registros en condiciones de seguridad y de acuerdo a la normativa de protección de datos, durante 4 años. Por no hablar, de lo impensable de calcular el cómputo de horas con este formato, en caso de que lo solicite un Inspector de trabajo.

Como siempre, les dejamos con una galería de imágenes de algunos momentos vividos durante esta edición de Factor Humano en Madrid, un congreso de referencia para los profesionales de recursos humanos.

Nos vemos en Factor Humano Barcelona

Factor Humano celebra su edición en Barcelona el próximo 1 de octubre, donde MHP ya está confirmada como empresa colaboradora y expositora.

Desde aquí queremos dar la enhorabuena a IFAES por la siempre impecable organización de sus congresos.

Recientemente hemos pasado a formar parte de la red de socios colaboradores de SERNAUTO, la Asociación Española de Proveedores de Automoción.

SERNAUTO representa al 85% del sector y lleva 50 años defendiendo los intereses de las empresas asociadas ante las administraciones e instituciones públicas y privadas, de ámbito nacional e internacional.

MHP imparte un webinar para los asociados de SERNAUTO

Como socios colaboradores de reciente incorporación hemos tenido la oportunidad de organizar el webinar "Soluciones digitales para la gestión del registro horario del tiempo en las empresas".

Esta jornada online fue impartida por Urpi Rodríguez Losada, Responsable del Área Jurídica de MHP y por Javier Ojeda Henríquez, Director Comercial de MHP.

A continuación, se encuentra la grabación íntegra del webinar que se estructuró, fundamentalmente, en los siguientes bloques:

1. Aclaración de los aspectos legales del Real Decreto-ley 8/2019, en materia de registro horario del tiempo de trabajo del empleado y su repercusión en las empresas.

2. Posibles soluciones para el cumplimiento, puntos a tener cuenta y presentación del Servicio Integral de Gestión de Horarios de MHP.

3. Turno de preguntas, donde los ponentes estuvieron algo más de 20 minutos aclarando cuestiones de los asistentes.

Desde MHP queremos expresar la satisfacción de formar parte de SERNAUTO y, por otro lado, agradecer la confianza depositada por parte de todos los inscritos al webinar.

Hace ya unas semanas que estrenamos nuevo diseño de la aplicación de gestión "Portal Horario", incluida en el Servicio Integral de Gestión de Horarios de MHP.

Al "Portal Horario" acceden tanto gestores de RRHH, como usuarios del servicio y en este nuevo artículo mostraré, a través de un vídeo, el proceso de solicitud de días completos (vacaciones o permisos) por parte de un usuario normal - sin permisos de gestión - desde la nueva interfaz:

Desde la aplicación de gestión incluida en el Servicio Integral de Gestión de Horarios de MHP los usuarios pueden consultar sus propios fichajes, realizar solicitudes de vacaciones y permisos y justificar sus ausencias, sin papel. Sus gestores de RRHH pueden revisar el cumplimiento de las jornadas, emitir informes válidos ante una inspección de trabajo o conflicto laboral, así como autorizar las solicitudes que estos presentan.

Si quieres más información de cómo implantar el servicio en tu empresa, no dudes en consultarnos, tenemos más de 25 años de experiencia.

Con motivo de la entrada en vigor, a partir del pasado 12 de mayo, de la obligación para las empresas de implantar un sistema para el registro horario de su personal, Antena 3 Noticias ha visitado las oficinas centrales de MHP, dando como resultado 2 noticias, donde se muestran nuestros dispositivos de fichar, parte del Servicio Integral de Gestión de Horarios de MHP y nuestro personal.

MHP en Informativos Antena 3, a nivel nacional

MHP en los Informativos de Antena 3 Canarias

El Servicio Integral de Gestión de Horarios de MHP incluye aplicación de gestión. La versión web se llama Portal Horario y acabamos de actualizarla ¡a lo grande!

¿Cómo es el nuevo Portal Horario?

Ahora es más intuitiva, más rápida para el usuario, además de mucho más bonita.

Recordemos que al Portal Horario acceden 2 tipos de perfiles:

✔ Gestores de RRHH: se trata de usuarios con diferentes niveles de autoridad para gestionar online las solicitudes de vacaciones, permisos y ausencias, que presentan el resto de usuarios.

✔ Usuarios del servicio: consultan sus propios fichajes y presentan sus solicitudes de vacaciones, permisos y ausencias personales, a la espera de que los anteriores las validen.

En este post mostraré alguna de las novedades de la nueva interfaz y lo haré mediante el siguiente vídeo:

Y en próximos posts ahondaré en cómo realizar diferentes acciones, ya seamos gestor de recursos humanos o un usuario normal.