Llevar el registro horario en papel es barato y legal, pero tendrás estos 6 problemas que pueden ser muy caros
Dice claramente la normativa de registro horario que el sistema para el control de jornada laboral de los empleados es de libre elección.
Cada empresa puede usar libremente el que considere.
Ahora bien, existe una tendencia a llevar el registro horario en papel. En folios, libretas o plantillas que pasan a la firma a los empleados para que cumplimenten hora de entrada, de salida y firma. Y así cada día.
No hace falta pertenecer al FBI para entender que estos registros pueden ser poco fiables, poco objetivos y desde luego, variables.
Todo lo contrario a lo que indica la normativa que va de la mano del registro horario (RGPD y LOPDGDD), que informa que los registros deben cumplir los principios de objetividad, fiabilidad e invariabilidad (que no sean alterados con posterioridad al momento de la recogida del dato).
6 Problemas que tendrás tarde o temprano si en tu empresa llevan el registro horario en papel
1. Fiabilidad, objetividad e invariabilidad de los datos
Cualquiera puede escribir la hora de entrada o salida que mejor le venga, por lo que no se trataría de un registro objetivo. Este formato da opción a tachones o correcciones adicionales.
2. Salvaguardia de la información de los empleados
La tecnología favorece el archivo y custodia de la información personal de cada trabajador.
En papel es fácilmente vulnerable el derecho a la intimidad, ya que en el momento de anotar un registro, uno ve lo del resto de personas que antes han hecho figurar su información.
Con el servicio de MHP no tendrás estos problemas:
3. Seudonimización en el tratamiento de los datos del trabajador
Un método de registro horario telemático siempre va a facilitar la aconsejable seudonimización en el tratamiento de los datos del trabajador.
Llevarlo en papel sería muy engorroso aunque se podría, asociando un código numérico a cada trabajador, de forma que el registro se lleve en papel asociando a un número y no a nombre y apellidos.
Pero nos volvemos a encontrar con que el fichaje anotado puede ser objeto de variaciones con posterioridad.
4. Permite el acceso a la información sólo a las personas autorizadas
El registro horario mediante una solución tecnológica permite el acceso a la información a personas que tengan asignados roles específicos con permisos.
Un sistema basado en tecnología ofrece trazabilidad, esto es, control del histórico de accesos a la información.
Cuando el registro se produce en papel los controles son tan rudimentarios como manipulables.
Por ejemplo: destinar un armario único para archivar. Éste debería tener cerradura de seguridad. La llave debería ser especialmente custodiada. Las copias de dicha llave sólo podrían tenerla personal autorizado, debiéndose llevar además un registro escrito de las fechas y horas de acceso a la información de las personas con llave.
5. Archivo durante 4 años
La normativa de registro horario especifica que:
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Cuando se recoge el registro horario a través de tecnología, la economía en el almacenamiento de estos archivos es evidente, pudiendo estar en la nube.
¿Cuánto puede llegar a costar mensualmente el lugar para almacenar el volumen de documentación física generado durante años en papel y cuánto la persona dedicada a revisar, controlar, custodiar, archivar y llevar control de dicho almacén?
6. Ejercer el derecho sobre el tratamiento de los datos
El empleado puede ejercer su derecho sobre el tratamiento de sus datos: derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad de datos, limitación del tratamiento y olvido.
Si el registro horario se ha llevado con un sistema telemático, es cuestión de clics cumplir con esta obligación por parte de la empresa.
Pero cuando está en papel, que un solo empleado decida ejercer estos derechos
podría ser un gran problema.
En MHP tenemos más de 25 años de experiencia innovando en el registro horario.
A través del Servicio Integral de Gestión de Horarios las empresas pueden registrar fichajes y gestionar vacaciones, permisos y ausencias.