¿Es legal entregar la nómina en otro soporte que no sea papel?

En MHP hace ya bastante tiempo que los empleados recibimos la nómina en formato electrónico. Cada mes, el departamento de recursos humanos nos la sube de forma automática. Este proceso lleva apenas 1 minuto y ¡hasta el mes siguiente! 

Para hacerlo posible, los compañeros de desarrollo crearon una sencilla aplicación. La persona encargada de hacerlo sólo debe seleccionar el pdf que contenga todas los recibos de pago, introducir en los correspondientes campos qué mes y año se está pagando y voilà, cada empleado dispone de su nómina publicada en su red personal Mi Laycos, siendo avisado por una notificación de que ya tiene disponible este documento, pudiendo elegir entre descargarla o no. En caso de descargarla, en MHP hemos optado por incluir una clave personal adicional para mayor seguridad.

Continuar con la forma tradicional, teniendo en cuenta que cada vez somos más, hubiera significado prácticamente media jornada de trabajo para esa persona, entre imprimir 2 copias por cada nómina, el sellado y firma del gerente, presentarla a cada empleado para entrega y recogida de su firma y finalmente, su archivo.

¿Qué dice la ley acerca del formato de entrega de la nómina?

Conforme previene el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores

“la liquidación y el pago del salario se hará puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres. El periodo de tiempo a que se refiere el abono de las retribuciones periódicas y regulares no podrá exceder de un mes”.

“La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual identificativo del pago del mismo" y se ajustará “al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por Convenio Colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación, las diferentes percepciones del trabajador y sus deducciones”.

En esta línea, la Orden de 27 de diciembre de 1994 en su artículo 2 apartado 1º establece que

“el recibo de salarios será firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado del mismo y abonarle, en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, las cantidades resultantes de la liquidación. La firma del recibo dará fe de la percepción por el trabajador de dichas cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas”.

La citada Orden en su artículo 2 apartado 2º determina además que:

“cuando el abono se realice mediante transferencia bancaria, el empresario entregará al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma, que se entenderá sustituida, a los efectos previstos en el apartado anterior, por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria”.

Sin perjuicio de lo anterior desde el punto de vista jurisprudencial, existe una reciente Sentencia de la Audiencia Nacional (Sala de lo Social, Sección 1ª) de 28 de abril de 2015, en la que se daba la circunstancia de que un elevado número de trabajadores de la empresa no disponían de los medios, claves y acceso a la intranet para acceder a la nómina y poder en su caso, imprimirla.

Dicha sentencia establecía pues:

“Que con los avances tecnológicos a los que se han adaptado las empresas, es frecuente que los empleados accedan al recibo de salarios a través de los mecanismos puestos a su disposición, que les permite visualizarlo e imprimirlo tras introducir su nº de DNI y clave de acceso personal, obteniendo así la nómina en modelo similar al que se venía entregando en soporte papel”.

“De este modo, no se contradice el espíritu y finalidad de la norma que no es otra que garantizar, la constancia de la percepción por el trabajador de las cantidades liquidadas" así como la "transparencia en el conocimiento por el mismo de los diferentes conceptos de abono y descuento que conforman la liquidación".

Estos principios pues - resultan a criterio de la Sala-, compatibles con la adaptación empresarial a los sistemas informáticos y con el mandato contenido en el artículo 3.1 del Código Civil relativo a la interpretación de las normas, teniendo en cuenta la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de aquellas.

En este sentido se han expresado las Sentencias del:

• TSJ de Asturias de 30-09-2014 (Rec 1934/2014 ),
• TSJ de Cataluña 20-11-2006 (Rec 331-2005 )
• y TSJ de Murcia de 26-05-2008.”

Ahora bien, ésta, no es una postura jurisprudencial novedosa o pacífica realmente.

El Caso de la compañía Air Europa

El Tribunal Supremo (Sala de lo Social, Sección 1ª) en Sentencia de 22 de diciembre de 2011, se pronunciaba en los siguientes términos, en el conflicto colectivo generado con la compañía Air Europa, en la que sus trabajadores se negaban a recibir vía intranet su nómina, dado que el Convenio Colectivo no recogía dicha actualización, y preferían continuar con el instrumento documental previsto en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores: el recibo en soporte papel.

“Por otra parte, la negativa del trabajador, en su posición de acreedor de la entrega material del recibo en soporte papel, a que ésta se sustituya por la información en el intranet de la empresa no es contraria a la buena fe.

Ciertamente, la lectura y el archivo de un documento en soporte papel no suponen hoy por hoy la misma carga que las mismas operaciones en soporte informático, siendo lícito que el trabajador prefiera aquel procedimiento a éste.

Y, además, la disponibilidad por parte del trabajador a efectos probatorios del documento privado del recibo en soporte papel es también hoy por hoy distinto, y probablemente mayor, que la disponibilidad de los datos sobre sus percepciones en soporte informático.”

¿Es legal que la empresa entregue la nómina en formato electrónico, o no?

Parece que la rigidez inicialmente impuesta por el Tribunal Supremo en torno a esta cuestión, se ha visto “suavizada” por la Audiencia Nacional en recientes sentencias como la invocada, resultando sin duda, un hito muy positivo para la adecuación de la empresa a la tecnología del futuro.

De lo expuesto se deduce pues, que se vienen aceptando otras vías de recepción de la nómina por parte del trabajador, entre las que se encuentra la entrega a través de la intranet de la empresa, si bien, para que el sistema de visualización y entrega de la misma en soporte papel pueda ser sustituido por un sistema informatizado, deben cumplirse determinadas condiciones que se simplifican, entre otras:

• en que el empleado tenga acceso sin trabas a la nómina;
• que la empresa ponga a disposición del trabajador los medios de acceso para ello (como es el ordenador, la red de acceso, etc.);
• y que no se trate de una decisión unilateralmente impuesta por la patronal, si no cuenta, con el apoyo y beneplácito de los trabajadores.

Sin perjuicio de lo anterior, la empresa se verá obligada a atender las peticiones de envío en papel de las nóminas de aquellos empleados que por razón de las circunstancias de su puesto de trabajo, no tuvieran acceso desde el mismo, a un ordenador desde el que poder acceder libremente a su recibo mensual.

Conclusiones

Por tanto, podríamos extraer de ambas sentencias, las siguientes conclusiones:

1. En principio, si la empresa no cuenta con los medios tecnológicos básicos necesarios para cumplir con los requisitos mínimos de acceso, evidentemente, la nómina debe entregarse en soporte papel, según dispone el art. 29.1 del Estatuto de los Trabajadores.
2. No obstante, se establece jurisprudencialmente, que el formato papel podrá sustituirse por formato electrónico, si se cumplen una serie de requisitos que se sintetizan en los siguientes:
   • que los trabajadores cuenten con medios que ponga la empresa para imprimir su nómina, si así lo desean,
   • y que no tengan que descargarla en sus tiempos de descanso.
3. En todo caso, si un trabajador lo exige, puede requerir en todo caso, que se acuerde su entrega en papel, salvo que se regulen en convenio colectivo o acuerdo entre empresa y representante otra forma alternativa.