10 motivos por los que agradecerás tener un servicio integral de gestión de horarios

Sabemos que será éste un artículo controvertido donde los haya, pero allá vamos.

La palabra “control”, generalmente, no gusta y se asocia a poner límites a la libertad. Además, hoy en día, con toda la expansión de “ser feliz en el trabajo”, trabajar a nuestro ritmo, sin presiones, dando lo mejor de uno mismo, a lo Google en Silicon Valley, parece que tener un sistema que controle y gestione los horarios de los empleados en la empresa es una especie de retroceso o algo del siglo pasado. NADA MÁS LEJOS DE LA REALIDAD.

En un plano estrictamente laboral, como empleada, después de casi 3 años fichando la entrada y la salida, entre otros conceptos, sinceramente, no le veo sino ventajas. Quizá puedo hacer tal afirmación, porque en contraste, estuve algo más de 10 años trabajando en sitios donde no había observación, ni gestión, ni control horario y buena falta les hubiera hecho.

Si además, a lo que tradicionalmente se le ha denominado control horario, trae consigo una aplicación de gestión, donde, como trabajadora, puedo ver mi información, todos mis fichajes y solicitar vacaciones y permisos (pongamos por caso, si debo ausentarme durante mi horario laboral por cita médica, o para “arreglar papeles” a algún organismo público), la utilidad es evidente y el ahorro en papel y tiempo de archivo incuestionable, para ambos actores: los responsables de Recursos Humanos y yo misma.

Inevitable señalar, que el Servicio de MHP va más allá del mero control, al tener además un potente software de gestión, que poco a poco estamos trasladando también a dispositivos móviles. Por ello, se trata de un servicio integral de gestión de horarios muy útil:

para la empresa, que tiene la obligación de gestionar eficazmente su capital humano,
y para el empleado, cuya obligación es gestionar su propio tiempo.

Los 10 motivos por los que es de agradecer tener un servicio integral de gestión de horarios en la empresa

1. Registra exactamente el tiempo destinado al trabajo efectivo

Combinado con una política de empresa en recursos humanos que fomente la conciliación, donde esté mal visto, tanto que el empleado se escaquee, estando un tiempo exageradamente largo desayunando o saliendo antes de su hora de salida sin explicación; así como también, que se quede mucho tiempo después.

La frase “¿Tienes un monstruo en casa?” podría funcionar muy bien para animar a salir en hora a los rezagados, aunque existen otras prácticas más tajantes como: el apagado de luces o incluso, izar el mobiliario, impactante práctica que realiza la agencia creativa holandesa Heldergroen.

2. Motiva a ser más productivo dentro del horario de trabajo

Lo idóneo cuando se sale del trabajo, después del horario laboral, es dejar de trabajar y destinar el tiempo a otras obligaciones y actividades que nos recarguen de energía para enfrentar la siguiente jornada a pleno rendimiento. Por ello, aprovechar el tiempo de trabajo, evitando distracciones y tratando de avanzar en las tareas, debería ser el objetivo central de cada día.

El presentismo tampoco cabe aquí. Es igual de feo que escaparnos antes, o estar hasta las tantas sin razón aparente. Y la cultura de la empresa debe transmitirlo, en las dos direcciones: apoyándose en una aplicación de gestión de horarios y difundiendo políticas de empresa que fomenten el trabajo bien hecho y la conciliación familiar, personal y laboral.

En este sentido, nos encontramos la reciente noticia del derecho a la desconexión, donde muchas empresas, estimuladas por la legislación, han comenzado a redactar políticas que regulen el acceso y uso de las tecnologías, con fines laborales, fuera del horario de trabajo.

Por otro lado, nos encontramos los resultados de la investigación de Gail Kinman quien, desde la Universidad de Bedforshire, estudió las consecuencias de la flexibilidad laboral, entre ellas, la opción del empleado a teletrabajar, es decir, trabajar desde casa. Según la investigación de Kinman, el sueño puede transformarse en pesadilla, pues el teletrabajo dificulta la desconexión de los temas laborales, ya que la persona se los lleva a casa, donde la esperan también obligaciones familiares; se crea sensación de aislamiento y dificultad para resolver el trabajo, al no contar con el apoyo de compañeros; difuminándose peligrosamente la barrera psicológica entre lo personal y lo laboral.

Así, la ecuación es sencilla: si al finalizar la jornada, nos vamos sin más, trataremos de hacer lo máximo posible dentro de ésta.

3. Tiene Portal Horario Online

Donde consultar la información personal desde cualquier dispositivo, momento y lugar geográfico, accediendo con usuario y contraseña personales. Comodidad absoluta.

4. Permite reflejar, desde recursos humanos, diferentes medidas relacionadas con la flexibilidad horaria de cada trabajador, área o departamento

Como: diferentes horarios, o margen de tiempo flexible a la entrada y a la salida, tal y como hizo Iberdrola, que fue pionera en esta medida de conciliación.

Se acabaron los malos entendidos, si hay dudas de los límites en los que se mueve mi horario, consulto mi portal horario. Nada de mandar whatsapps fuera de horas al encargado o responsable.

5. Es posible solicitar vacaciones y permisos

También desde el portal horario. Así como comprobar si han sido aprobados los días solicitados por el responsable correspondiente, y los que restan por disfrutar.

Con este sistema no se utiliza papel y por tanto, no da opción a que se pierda ningún parte de vacaciones cuando, avanzado el año, pidamos el resto de días que nos quedan y, desde Personal, vayan a hacer recuento, para lo que, obviamente, tendrán que desempolvar algún que otro archivo. Adiós a cuadrar los días que por mi cuenta me quedan de vacaciones y los días que, por cuenta de la empresa, me quedarían.

En este punto, también es recomendable que la empresa haya definido y comunicado previamente una política de vacaciones clara. Con ello se reducen los conflictos, por ejemplo: cuando muchas personas deben ponerse de acuerdo para no coincidir, por pertenecer al mismo departamento o área.

6. También permite registrar incidencias, ausencias por causa mayor o fortuitas, que nos impiden llegar a tiempo, o ausentarnos unas horas

A las que posteriormente, si fuera preciso, el empleado podrá añadir un documento que justifique la ausencia.

Adiós omisiones y más papeles arrugados que archivar. Todo queda explicado y documentado, también en el Portal Horario, junto a su correspondiente incidencia.

7. Facilita saber en cada momento con qué personal se cuenta cada día, por áreas

En sectores como el comercio, la sanidad o la hostelería, y más aún en grandes compañías, resulta imprescindible saberlo con antelación para realizar una previsión veraz de la mano de obra que se necesitará para cubrir la demanda del servicio.

Imaginemos un hotel que recibe a 500 nuevos clientes por la tarde y en el servicio de la cena no lo han tenido en cuenta. Los clientes percibirían un servicio deficiente y los que están en ese turno sufrirían las consecuencias de realizar un trabajo muy superior a su capacidad. Conflicto asegurado.

8. Permite analizar y tomar las riendas del absentismo de la empresa

Plasmar todo lo concerniente a los horarios, facilitará detectar problemas o circunstancias recurrentes que, de otra manera, pasarían desapercibidos, absorbidos por la rutina diaria.

9. Simplifica que la empresa pueda cumplir con la legislación vigente

Y superar con éxito el creciente número de inspecciones laborales, cuyo objetivo es controlar el tiempo de trabajo y la realización de horas extraordinarias de los empleados.

10. Ahorra costes en la gestión de horarios y por extensión, en el obligado cumplimiento del punto 9

Pues esta gestión, en papel, requeriría una elevada inversión en tiempo y recursos.

Demasiados quebraderos de cabeza que hacen que las empresas se aparten de su objetivo principal, con fácil solución: un servicio integral de gestión de horarios.